Kalender verbinden

Welcher Weg gilt für welchen Anbieter

Jede Verbindung hängt an deinem eigenen Konto, nicht am Workspace: Deine Kollegin verbindet ihren Kalender selbst, und ihr seht nicht gegenseitig eure Termine. Mehrere Konten beim selben Anbieter gehen auch — zum Beispiel ein privater und ein geschäftlicher Google-Kalender.

Termine, die du direkt in Umsatix anlegst, brauchen gar keine Verbindung — der Team-Kalender ist immer aktiv. Was auf der Verbindungsseite als „In Planung“ steht, ist heute nicht verbindbar; die Liste steht unten unter „Was heute nicht geht“.

Was „zwei Wege“ bedeutet — und warum es nicht von allein passiert

Eine neue Verbindung startet immer auf „Nur lesen“: Termine aus deinem Kalender kommen nach Umsatix, Umsatix schreibt nichts zurück. Das ist Absicht — niemand soll nach dem Verbinden Einträge in seinem Kalender finden, mit denen er nicht gerechnet hat.

Sollen deine Umsatix-Termine auch in deinem Kalender stehen, stellst du die Verbindung auf „Zwei-Wege“. Der Schalter sitzt in der Zeile der Verbindung, und er gilt genau für diese eine Verbindung: Hast du zwei Kalender verbunden, bleibt der zweite auf „Nur lesen“, bis du ihn auch umstellst.

Bei Calendly und beim Kalender-Link gibt es diesen Schalter nicht. Beide sind prinzipbedingt nur lesend: Calendly ist ein Buchungssystem und kennt keinen Weg, einen beliebigen Termin anzulegen, und ein abonnierter Link ist eine Datei zum Lesen, keine Ablage zum Schreiben.

Ehrlich zu CalDAV: Einen reinen Lese-Zugang gibt es dort bei keinem Anbieter — wer die Zugangsdaten hat, darf technisch immer auch schreiben. Steht die Verbindung auf „Nur lesen“, hält Umsatix sich selbst daran. Die Zusage liegt also bei uns, nicht beim Server.

Wie oft abgeglichen wird und was hereinkommt

• •Alle 15 Minuten läuft der Abgleich automatisch im Hintergrund. Über „Jetzt synchronisieren“ in der Verbindungszeile geht es jederzeit auch sofort.
• •Gelesen wird ein Zeitfenster von 30 Tagen zurück bis 90 Tage voraus. Was älter oder weiter weg ist, holt Umsatix nicht.
• •Bei Google und Outlook arbeitet Umsatix mit dem Hauptkalender des verbundenen Kontos. Einen Nebenkalender desselben Kontos kannst du nicht separat auswählen.
• •Zugangsdaten und Tokens liegen verschlüsselt auf dem Server und verlassen ihn nie.

Ich nutze ein Buchungstool (cituro, Calendly & Co.)

Für cituro gibt es in Umsatix keine eigene Verbindung — und bei cituro auch keinen Kalender-Link zum Abonnieren: kein ICS, kein webcal, kein CalDAV. Wer danach sucht, sucht vergeblich; cituro selbst schreibt zur Apple-Frage: „Wenn Sie Ihren cituro Kalender mit einem Apple Kalender verbinden möchten, verbinden Sie zuerst den cituro Kalender mit Ihrem Google Kalender.“

Genau das ist der Weg: cituro → Google oder Outlook → Umsatix. cituro synchronisiert selbst mit beiden, laut eigener Hilfe „in Echtzeit (in der Regel innerhalb weniger Sekunden)“. Du verbindest also denselben Google- oder Outlook-Kalender hier in Umsatix, und deine cituro-Buchungen stehen in deinem Umsatix-Kalender. Zu bauen ist daran nichts, und einen Umweg über eine Zwischenlösung braucht es auch nicht.

1. 1In cituro: Menü → Mitarbeiter/Ressourcen → Mitarbeiter/Ressource bearbeiten → Tab „Ext. Kalender“.
2. 2Anbieter wählen — Google oder Outlook — und auf „Jetzt verbinden“ klicken. Alternativ „Einladung per E-Mail“; dafür muss beim Mitarbeiter eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein.
3. 3Richtung wählen. Fang mit 1-Weg, nur Export an — warum, steht gleich darunter.
4. 4Vor dem ersten Lauf die Option „Benachrichtigung versenden“ abschalten.
5. 5In Umsatix denselben Google- oder Outlook-Kalender verbinden: Kalender → Kalender verbinden.
6. 6Die Synchronisierung stellst du in cituro je Mitarbeiter beziehungsweise Ressource ein. Hast du mehrere, wiederhol die Schritte für jede.

Drei Dinge, die du vorher wissen solltest:

• •Tarif: Die Kalender-Synchronisierung gibt es bei cituro erst ab dem Tarif „Standard“. Der Basic-Tarif kann sie nicht — dann führt dieser Weg nicht weiter, solange du nicht wechselst. Was die Tarife kosten, steht bei cituro selbst; wir schreiben hier keinen Preis hin, der morgen veraltet ist.
• •Erster Lauf: Bei der Erstsynchronisation überträgt cituro deine bestehenden Termine — und dabei können laut cituro „Termineinladungen für diese Termine an Ihre Kunden versendet werden“. Schalte „Benachrichtigung versenden“ vor dem ersten Lauf ab, sonst bekommen Kunden Einladungen zu Terminen, die längst stehen.
• •2-Wege ist eine Entscheidung, keine Einstellung nebenbei: Bei 2-Wege-Sync holt cituro auch alles aus dem externen Kalender zurück, und was dort als „beschäftigt“ gilt, blockiert deine cituro-Buchungsslots. Das kann genau richtig sein — wer im Außendienst ist, will keine Buchung parallel zur Fahrt. Es darf dich nur nicht überraschen. Deshalb: erst 1-Weg, nur Export, und 2-Wege später bewusst dazuschalten.

Exportiert werden laut cituro „alle Termine des vergangenen Monats und zukünftige Termine“. Ältere Termine kommen also nicht mit — und Umsatix liest ohnehin nur 30 Tage zurück. Achte außerdem darauf, in welchen Kalender cituro schreibt: Umsatix liest bei Google und Outlook den Hauptkalender des verbundenen Kontos.

Dasselbe Muster gilt für jedes andere Buchungstool: Kann es seine Termine in einen Google- oder Outlook-Kalender exportieren, funktioniert es mit Umsatix — den Kalender verbindest du hier, den Rest macht das Tool. Ob deines das kann, steht in dessen Hilfe meist unter „Kalender-Synchronisierung“ oder „Externer Kalender“. Calendly ist die eine Ausnahme mit eigenem Anschluss: Das verbindest du direkt, allerdings nur lesend.

Wenn eine Verbindung abläuft

Zugänge sterben irgendwann — ein geändertes Passwort, ein entzogener Zugriff. Umsatix hält den Abgleich dann an und markiert die Verbindung mit „Zugriff abgelaufen“, zusammen mit dem Satz, was zu tun ist. Es kommen ab da keine Termine mehr an; still passiert das nicht.

• •Apple: Änderst oder setzt du dein Apple-Passwort zurück, widerruft Apple damit automatisch alle anwendungsspezifischen Passwörter — auch das für Umsatix. Erzeuge auf account.apple.com ein neues und verbinde den Kalender damit neu.
• •CalDAV: Ein geändertes Konto-Passwort zieht beim Anbieter in der Regel auch die App-Passwörter zurück. Gleiches Vorgehen: neues App-Passwort erzeugen, neu verbinden.
• •Kalender-Link: Der Anbieter kann die Adresse zurückziehen oder neu vergeben — bei Google etwa, wenn du die Privatadresse zurücksetzt. Dann holst du dir dort eine frische Adresse.
• •Google, Outlook, Calendly: Wurde der Zugriff im Konto des Anbieters entzogen oder ist er abgelaufen, hilft ein neues Verbinden — die Anmeldung bestätigt den Zugriff frisch.

„Pausiert“ und „Zugriff abgelaufen“ sind zwei verschiedene Dinge, und die Verbindungsseite hält sie auseinander: Pausiert hast du selbst, indem du den Schalter umgelegt hast. „Zugriff abgelaufen“ hat Umsatix entschieden, weil der Anbieter die hinterlegten Zugangsdaten nicht mehr annimmt.

Was heute nicht geht

• •Cal.com, HubSpot Meetings, Pipedrive Activities, GoHighLevel und Zoho Calendar stehen auf der Verbindungsseite als „In Planung“ — sie sind heute nicht verbindbar. Zoho lässt sich in der Zwischenzeit über CalDAV einbinden.
• •Für cituro und andere Buchungstools gibt es keinen direkten Anschluss. Der Weg führt über Google oder Outlook, so wie oben beschrieben.
• •Calendly und der Kalender-Link liefern nur herein. Ein Umsatix-Termin landet dort nicht — auch nicht auf Umwegen.
• •Ein abonnierter Kalender-Link ist immer so aktuell, wie der Anbieter ihn ausliefert. Manche aktualisieren ihn mit Stunden Verzögerung; daran kann Umsatix nichts ändern.
• •Einzelne Kalender innerhalb eines Google- oder Outlook-Kontos lassen sich nicht auswählen — gelesen wird der Hauptkalender.
• •Termine außerhalb von 30 Tagen zurück und 90 Tagen voraus holt Umsatix nicht.

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